구글 닥스로 만든 문서 문서의 공유 작업 문서의 전체적인 모습
전 평소 구글의 애플리케이션들은 잘 쓰지 않는 편입니다.
아무래도 국내 기업의 웹 서비스들에 익숙해져서 말이죠. ^^;;
끽해야 구글 검색 정도를 사용하고 있지만...
아무튼, 현재 몸담은 기업이 웹 에이전시는 아니긴 하지만, 특성상 사이트 구축 프로젝트를 곧잘 맏고는 하게 되죠. 하지만, 자체적으로 제작팀을 보유한 것이 아니라서, 프리랜서 분들로 TFT를 꾸리거나, 타 기업에 외주를 통해 제작을 진행하고는 합니다.
그러다 보니 프로젝트의 후반에 수정/보완 사항들 관리하는 게 쉬운 일은 아니었죠.
이 바닥에서 산전수전공중전까지 다 겪으신 분들이라면 자신만의 노하우를 가지고 계실 테고, 솔루션을 보유하고 계시겠지만, 제 경우에는 Google Docs의 Spreadsheet을 유용하게 활용하고 있습니다.
특히 수정/보완 사항들이라는 게 프로젝트 초중반처럼 일정에 맞춰서 진행된다기보다는 asap으로 처리되어야 할 사항들이 쏠쏠찮게 튀어나오다 보니 온라인으로 작업을 지시하기가 쉽지는 않았죠.
결국, 엑셀로 정리해서 공유하자니, 문서의 버전 관리도 쉬운 일이 아니었습니다. (제 경우에는 말이죠;;; )
그래서 저도 배운 거지만 ^^;;; 구글 닥스에 엑셀 문서를 하나 만들고 그걸 공유하는 걸로 활용을 하고 있습니다. 
우선 구글 닥스에 엑셀 문서(Spreadsheet)를 하나 만듭니다. 프로젝트 관리용으로 하나 만들었죠.
그리고는 공유할 사람들을 초대합니다. 이게... 좋은 점이 굳이 구글 계정이 없어도 문서의 공유가 가능하다는 점이지요(물론 문서의 owner는 구글 계정이 있어야 합니다;;; ). 권한 부여도 사람에 따라 '읽기전용'과 '편집가능'으로 나눠서 부여할 수 있고요. 구글 계정으로 공유할 수도 있지만, 전 프로젝트 팀원들의 이메일로 공유했습니다.
단, 공유 초청 이메일이 스팸 처리 될 수 있으니, 공유 요청 메일 발송 후 연락 한 번 해주면 좋죠. ^^
그리고는 관리표를 구성합니다.
보통 저는 다음의 항목들로 구성합니다.
- 담당
- ID No.
- Priority
- Lang.
- Position
- Task
- 요청일
- 처리결과
- 비고
'담당'항목은 말 그대로 각 task를 처리해야 하는 담당을 뜻합니다. 사이트 구축 프로젝트이다 보니 보통은 Designer, Flasher, Publisher, Developer, Coordinator(또는 Planner)로 나뉘죠. 모든 항목의 정렬은 이 담당을 1차로 하여 정렬합니다
.
'ID No.'의 경우 각 task의 고유 번호입니다. 예를 들어 디자이너가 처리해야 할 첫 번째 항목은 'Dgn-001' 정도로 하죠. 이렇게 하면 나중에 전화나 메신저로 작업 상황을 물어볼 때 주저리주저리 설명할 필요없이 "Dgn-001 처리되었나요?"라고 물어보면 만사 OK입니다. ^^
'Priority'의 경우 말 그대로 작업의 우선순위 입니다. High/Medium/Low 정도로 나눠서 기재하면, 작업자가 수시로 업데이트 되는 task들 가운데서 어떤 것을 먼저 처리해야 할지를 알 수 있게 됩니다. 단, 같은 Priority 간에는 순서대로 처리하는 것을 우선으로 하고, 그 가운데서 급처리가 필요한 경우라면... 기재하고 전화합니다. - _-;;;
'Lang.'과 'Position'은 수정 작업이 요청되는 부분을 표시한 것입니다. Lang.의 경우는 다국어 사이트를 구축할 때 쓰는 편인데요, Lang에 Ko라고 하면 국문 사이트를 의미하는 것이지요. Position은 말 그대로입니다. 예를 들어 Position에 '행사소개 > 행사일정'이라고 했다면 행사 일정 페이지를 의미하는 겁니다. 사이트가 이미 구축된 상태이기 때문에 화면 상의 위치로 설명하는 것이 더 효율적이라고 판단하기 때문입니다.
'Task'는 해야 할 작업입니다. 상세히 쓰면 좋지만... 글로 설명하기 너무 복잡하면 알아볼 수 있을 정도로만 기재하고, 전화를 하기도 합니다. ^^:;;
'요청일'은 작업이 요청된 날짜를 의미합니다. 우선순위가 아무리 낮아도 요청일이 너무 오래되었으면 우선순위를 올려서 선처리 할 수도 있고, 작업의 진척도를 대략 파악이 가능하게 해주는 부분입니다.
'처리결과'는 말 그대로 처리결과입니다. 작업을 완료했으면 '완료'라고, 못하면 '불가', 진행 중이면 '진행중'이라고 그때그때 정한 규칙에 따라 작업자들이 기재하는 부분입니다.
'비고'는 작업과 관련된 내용을 쓸 수 있죠. 참고 URL이라던지, 작업 전 전화요망과 같이요. ^^ 또한 연계된 작업도 표시해 줍니다. 예를 들어 한 페이지에서 이뤄지는 작업인데 두 개의 task로 분리해 놨을 경우, 그러면서 우선순위는 또 틀리고... 이럴 때 한 번에 처리할 수 있다고 판단되면 비고에 'Dev-009와 연계'와 같이 표기해 줍니다.
이렇게 보통 작업을 하고 나면, 마무리 작업은 제법 원활하게 이뤄집니다. .xls 등의 문서로 export 해서 후에 보고서로 제출하기에도 좋고요. 클라이언트도 읽기 전용으로 공유해 볼까 생각도 해봤지만, 그럴 필요성은 없어서 보여서 철저히 내부 작업용으로만 활용하고, 마지막에 산출물 제출할 때에 또 활용합니다. ^^
일단 엑셀의 형태로 관리하기 때문에 프로젝트 특성에 맞게 문서를 개량해서 쓰기가 좋고, 공유가 간편하며, 공유하는 사람들끼리 필요한 내용을 수정해 가면서 쓰니까 버전 관리의 부담을 덜어주는 점이 매우 좋습니다. 더불어 조건부 서식 같은 일부 유용한 기능도 제공하기 때문에 효율성 증대를 위한 약간의 자동화도 가능하죠. ^^ (전 priority 부분에서 우선순위에 따라 셀의 배경색이 바뀌도록 해놨습니다.)
물론 MS Office의 엑셀과 같이 미려한 문서 작업은 불가능하지만... 우리에게 필요한 건 의사소통(communication)이지 그래픽 디자인이 아니라는 점만 인정하면 참 좋습니다. ^^
p.s. 근데... 셀 합치기(Merge Cell)가 안 되는 건 정말 너무 아쉽습니다. T -T)
가로 셀들 끼리는 셀 합치기가 되네요. 단 세로로는 안되는 것 같습니다.
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